Configurer un domaine

Une société de gestion peut offrir son portail et envoyer les courriels de ses immeubles depuis son propre domaine. Cette page s’adresse à la personne qui gère ce domaine. Vous n’avez pas besoin d’un compte AppNFlat.

La société vous envoie un lien vers une page de configuration. Elle porte sur un seul domaine : l’adresse web ou le domaine courriel. Le lien expire après quelques jours. Demandez-en un nouveau à la société s’il ne s’ouvre plus.

Fonctionnement de la page de configuration

1. Choisir le domaine	Entrez l’adresse à utiliser. La page indique ensuite les enregistrements DNS à ajouter.
2. Ajouter les enregistrements	Ajoutez chaque enregistrement chez votre fournisseur DNS. Choisissez votre fournisseur au-dessus du tableau pour savoir où trouver son éditeur DNS.
3. Vérifier	Cliquez sur Vérifier les enregistrements. Chaque ligne indique si son enregistrement a été trouvé. Les changements DNS peuvent prendre quelques minutes à être visibles.

Pour un domaine courriel, la page commence par un enregistrement qui prouve que le domaine vous appartient. Une fois qu’il est trouvé, les autres enregistrements apparaissent sur la page. Ajoutez-les aussi, puis vérifiez de nouveau.

Noms des enregistrements

Les noms sont donnés sans votre domaine. La plupart des fournisseurs l’ajoutent d’eux-mêmes. Si le vôtre ne le fait pas, survolez un nom pour le voir au complet.

Cloudflare

Laissez le nuage gris (DNS only) sur chaque enregistrement CNAME. Un enregistrement mandaté (proxy) ne peut pas être vérifié.

Tant que le domaine n’est pas actif, les résidents continuent d’utiliser les adresses AppNFlat. Une fois le domaine actif, laissez les enregistrements en place. En retirer un empêche le domaine de fonctionner.

Après l’activation

Le domaine peut prendre quelques heures à fonctionner sur tous les réseaux. Certains réseaux gardent les anciennes réponses DNS un moment. Si le domaine ne fonctionne pas tout de suite pour vous, réessayez plus tard.

Adresse web

L’adresse à laquelle les résidents ouvrent le portail, par exemple portail.votreentreprise.com. Utilisez un sous-domaine. La page demande un enregistrement CNAME qui le dirige vers AppNFlat, et un enregistrement qui prouve qu’il vous appartient.

Une fois les deux trouvés, un certificat de sécurité est émis pour l’adresse. Cela prend habituellement quelques minutes. Vérifiez de nouveau ensuite.

Domaine courriel

Le domaine depuis lequel les courriels des immeubles sont envoyés. Choisissez comment le courrier entrant arrive.

Transfert depuis votre système de courriel	Votre courrier reste chez votre fournisseur actuel, comme Microsoft 365 ou Google Workspace. Vous pouvez utiliser votre domaine principal. Vous créez quelques adresses et les transférez vers AppNFlat. Voir Adresses de transfert.
Réception directe sur ce domaine	AppNFlat reçoit tout le courrier de ce domaine. Utilisez un sous-domaine que personne n’utilise encore, comme courriel.votreentreprise.com.

Réception directe sur votre domaine principal

La réception directe prend en charge tout le courrier du domaine. Sur le domaine que vos employés utilisent déjà, leurs boîtes cesseraient de recevoir du courrier. Utilisez un sous-domaine, ou choisissez le transfert.

La page indique les enregistrements pour l’envoi : trois enregistrements CNAME. Avec la réception directe, elle indique aussi un enregistrement MX.

Elle suggère aussi un enregistrement DMARC. Il n’est pas obligatoire. Si votre domaine en a déjà un, gardez le vôtre.

Adresses de transfert

Avec le transfert, AppNFlat ne reçoit que les adresses que vous lui transférez. La page de configuration les énumère. Chaque ligne associe une adresse sur votre domaine à l’adresse AppNFlat vers laquelle la transférer.

Adresse partagée du groupe	L’adresse de la société pour les requêtes, pour les personnes qui ignorent à quel immeuble elles appartiennent. Par exemple [email protected].
Adresse des factures du groupe	L’adresse où les fournisseurs envoient leurs factures. Par exemple [email protected]. Elle doit être différente des adresses des requêtes.
Une ligne par immeuble	L’adresse de l’immeuble pour les requêtes.

Chaque ligne est facultative. Une adresse laissée vide conserve son adresse AppNFlat. Toutes les adresses doivent être sur le domaine configuré.

Pour chaque adresse :

1. Créez-la dans votre système de courriel, comme boîte partagée, alias ou groupe.
2. Transférez tout son courrier vers l’adresse AppNFlat indiquée à côté.
3. Assurez-vous que votre système de courriel permet le transfert vers des adresses externes.
4. Enregistrez l’adresse sur la page de configuration.

Selon votre fournisseur de courriel

Les libellés ci-dessous sont ceux de l’interface en anglais.

Microsoft 365

Une boîte aux lettres partagée ne demande pas de licence, et Microsoft 365 peut la transférer.

1. Dans le centre d’administration Microsoft 365, allez dans Teams & Groups > Shared mailboxes. Sélectionnez Add a shared mailbox, entrez un nom et indiquez l’adresse affichée sur la page de configuration. Sélectionnez Save changes.
2. Allez dans Users > Active users et sélectionnez la boîte partagée. Dans l’onglet Mail, sélectionnez Manage email forwarding.
3. Sélectionnez Forward all emails sent to this mailbox et entrez l’adresse AppNFlat. Choisissez si vous gardez une copie. Sélectionnez Save changes.
4. Permettez à ces boîtes de transférer hors de votre organisation. Dans le portail Microsoft Defender, allez dans Email & collaboration > Policies & rules > Threat policies > Anti-spam. Sélectionnez Create policy, puis Outbound. Sous Users, ajoutez les boîtes partagées. Sous Forwarding rules, réglez Automatic forwarding rules sur On - Forwarding is enabled.

Seuls les courriels reçus après l’étape 3 sont transférés.

Transfert externe souvent désactivé

Depuis 2021, les nouvelles organisations Microsoft 365 bloquent par défaut le transfert vers des adresses externes. Sans l’étape 4, les expéditeurs reçoivent un message de non-remise qui indique 5.7.520 Access denied, Your organization does not allow external forwarding. Une stratégie limitée à ces boîtes laisse le reste de votre organisation tel quel.

Exchange Server

Pour Exchange Server 2016, 2019 et Subscription Edition, sur vos propres serveurs.

1. Dans le centre d’administration Exchange, créez la boîte sous Recipients > Mailboxes.

2. Le centre d’administration Exchange ne transfère qu’à l’intérieur de votre organisation. Pour transférer vers l’adresse AppNFlat, exécutez ceci dans l’Exchange Management Shell, avec votre boîte et l’adresse AppNFlat :

   Set-Mailbox -Identity "aide" -ForwardingSMTPAddress "[email protected]" -DeliverToMailboxAndForward $false

   Utilisez $true plutôt que $false pour garder aussi une copie dans la boîte.

3. Vérifiez le résultat :

   Get-Mailbox "aide" | Format-List ForwardingSMTPAddress,DeliverToMailboxAndForward

Google Workspace

Une règle de routage achemine le courrier sans boîte aux lettres. L’adresse n’a donc besoin ni d’utilisateur ni de licence.

1. Dans la console d’administration Google, allez dans Apps > Google Workspace > Gmail > Default routing. Il faut le privilège d’administrateur des paramètres Gmail.
2. Cliquez sur Configure ou Add another rule.
3. Sous Specify envelope recipients to match, choisissez Single recipient. Entrez l’adresse sur votre domaine.
4. Sous If the envelope recipient matches the above, do the following, sélectionnez Modify message.
5. Sous Change envelope recipient, choisissez Replace recipient. Entrez l’adresse AppNFlat.
6. Sous Options, choisissez Perform this action on non-recognized and recognized addresses. La règle fonctionne alors que l’adresse appartienne ou non à un utilisateur.
7. Cliquez sur Save. Ajoutez une règle par adresse.

Les changements peuvent prendre jusqu’à 24 heures, mais s’appliquent habituellement plus tôt.

Garder une copie

Cette règle ne garde aucune copie dans Gmail. Pour en garder une, utilisez plutôt une table d’adresses. Allez dans Apps > Google Workspace > Gmail > Routing, sous Email forwarding using recipient address map. Associez l’adresse à l’adresse AppNFlat et cochez Also route to original destination.

Zoho Mail

Le transfert de courriels exige un forfait payant de Zoho Mail.

1. Créez l’adresse comme utilisateur dans Zoho Mail.
2. Dans la console d’administration de Zoho Mail, allez dans Users et sélectionnez cet utilisateur. Sélectionnez Mailbox Settings, puis Email Forwarding.
3. Entrez l’adresse AppNFlat et ajoutez-la. Cliquez sur Add dans la confirmation. Pour ne garder aucune copie dans Zoho, sélectionnez Delete Zoho Mail’s copy.
4. Zoho envoie un code de vérification à l’adresse AppNFlat. Cliquez sur Verify, entrez le code, puis cliquez sur Confirm.

Où arrive le code de vérification

Le code arrive dans AppNFlat, pas dans votre boîte. Demandez-le à la société de gestion. Pour une adresse de requêtes, il apparaît comme une nouvelle requête. Pour l’adresse des factures, il apparaît dans les factures en attente. Une fois le code transmis, elle peut fermer la requête ou refuser la facture.

Autre

Cherchez une boîte partagée, un alias ou un groupe dans votre système de courriel. Transférez tout son courrier vers l’adresse AppNFlat. Votre fournisseur peut bloquer le transfert vers des adresses externes. Vérifiez ses paramètres.

Les courriels des immeubles sont envoyés depuis vos adresses. Les réponses y reviennent, et votre transfert les amène à AppNFlat.

Ajout d’immeubles plus tard

Un immeuble ajouté à la société après la configuration a besoin de sa propre adresse. Cliquez sur Modifier les adresses de transfert sur la page de configuration, ou demandez à la société de le faire depuis ses paramètres.

Informations supplémentaires

Paramètres des domaines (pour les gestionnaires)