Modification par les copropriétaires

Les propriétaires et les mandataires peuvent utiliser AppNFlat pour modifier certaines informations concernant leur unité et eux-mêmes, tandis que les locataires peuvent modifier certaines informations les concernant. Ces changements sont autorisés ou non par le gestionnaire d’immeuble. Trois modes sont disponibles :

• Empêcher les propriétaires, mandataires et locataires de faire ou de demander des modifications
• Permettre aux propriétaires, mandataires et locataires de demander une modification sous réserve de l’approbation par le gestionnaire d’immeuble
• Permettre aux propriétaires, mandataires et locataires de faire des modifications sans validation

Configurer le mode de modification

Pour choisir le mode appliqué à votre immeuble, vous devez être gestionnaire de l’immeuble.

1. Cliquez sur l’icône Administration dans le menu de navigation de gauche
2. Cliquez sur l’onglet Utilisateurs
3. Cliquez sur Modifier
4. Dans la section “Modification par les copropriétaires”, choisissez avec le menu déroulant l’option qui vous convient.

Vous avez trois options :

Pas de modification par les copropriétaires

Avec cette option, les copropriétaires ne peuvent ni modifier ni demander de modification de leurs coordonnées ou des informations de leur unité. Seuls les administrateurs peuvent effectuer ces opérations.

Validation des modifications par le gestionnaire

Avec cette option, les copropriétaires peuvent demander des modifications de leurs coordonnées ou des informations de leur unité. Ces demandes doivent ensuite être approuvées ou rejetées par un gestionnaire.

Comment cela fonctionne :

1. Le copropriétaire soumet une demande de modification
2. Une alerte apparaît sur le tableau de bord pour informer les gestionnaires
3. Les gestionnaires peuvent consulter, approuver ou rejeter chaque demande

Option recommandée

Cette option offre un bon équilibre entre autonomie des copropriétaires et contrôle de la qualité des données.

Modification libre par les copropriétaires

Avec cette option, les copropriétaires peuvent modifier directement leurs coordonnées et les informations de leur unité sans validation préalable. Les modifications sont appliquées immédiatement.

Informations modifiables par les copropriétaires

Coordonnées personnelles

Les copropriétaires et locataires peuvent modifier :

• Prénom et nom
• Adresse
• Numéros de téléphone (ajouter, modifier, supprimer)
• Langue de préférence
• Contact d’urgence (nom, téléphone, courriel)

Restriction d’adresse courriel

Pour des raisons de sécurité, les copropriétaires ne peuvent pas modifier leur adresse courriel. Si un changement de courriel est nécessaire, ils doivent contacter leur gestionnaire.

Informations de l’unité

Les propriétaires peuvent modifier les informations de leur unité :

• Assurance :

  • Numéro de police
  • Nom du fournisseur d’assurance
  • Date de fin
  • Montant de la couverture de responsabilité civile
  • Certificat d’assurance (fichier PDF)

• Chauffe-eau :

  • Date d’installation
  • Date de fin de garantie
  • Preuve d’installation (fichier PDF)

Demandes de modification (mode avec validation)

Lorsque le mode “Validation des modifications par le gestionnaire” est activé :

Pour les copropriétaires

1. Accéder à leurs coordonnées ou à leur unité
2. Cliquer sur Soumettre une demande de changement
3. Modifier les informations souhaitées
4. Ajoutez une raison pour expliquer le changement (optionnel)
5. Soumettre la demande

Les propriétaires seront informés lorsque leur demande sera traitée.

Pour les gestionnaires

Alerte sur le tableau de bord

Lorsqu’une demande de modification est en attente, une alerte apparaît sur le tableau de bord principal. Cette alerte indique :

• Le nombre de demandes en attente
• Les unités ou personnes concernées
• Un bouton pour consulter chaque demande

Traiter les demandes

Pour approuver ou rejeter une demande :

1. Cliquer sur Consulter dans l’alerte du tableau de bord, ou accédez directement à l’unité ou à la personne concernée
2. Une fenêtre s’affiche montrant les modifications proposées
3. Examiner les changements (les données actuelles et nouvelles sont affichées)
4. Cliquer sur Approuver pour accepter les modifications, ou Rejeter pour les refuser

Application immédiate

Lorsque vous approuvez une demande, les modifications sont appliquées immédiatement et les fichiers attachés (certificats d’assurance, etc.) sont enregistrés de façon permanente.

Suivi des modifications

Piste d’audit complète

Toutes les demandes de modification, qu’elles soient approuvées ou rejetées, sont enregistrées dans le journal des opérations. Vous pouvez consulter l’historique complet dans la section Administration / Journal.