Gestion des factures
Création d’une facture
- Créez une nouvelle facture en navigant dans la page du forunisseur pour lequel vous souhaitez créer une facture.
- Cliquez sur + Transaction, puis Facture
- Remplissez les informations de la facture
- Dans la section Pièces jointes, cliquez sur Téléverser des fichiers ou Sélectionner depuis les documents
- Vous pouvez joindre jusqu’à 5 fichiers PDF par facture
- Cliquez sur Sauvegarder
Scanner des factures fournisseurs
AppNFlat vous permet de numériser vos factures fournisseurs pour extraire automatiquement les informations importantes. Cette fonctionnalité vous fait gagner du temps en évitant la saisie manuelle.
Comment scanner des factures
- Dans la section Fournisseurs, cliquez + Transaction puis sur l’option Facture.
- Téléchargez une ou plusieurs photos de vos factures. Vous pouvez utiliser :
- Des photos prises avec votre téléphone ou appareil photo
- Des fichiers PDF de factures
- Une image par facture (contrairement aux chèques, chaque image doit contenir une seule facture)
- Pour chaque facture analysée, vous pourrez :
- Vérifier et modifier les informations si nécessaire - Un indicateur de confiance (élevée ou faible) vous indique le niveau de fiabilité
- Supprimer la facture si elle n’est pas pertinente
- Une fois que vous avez vérifié toutes les informations, cliquez sur Enregistrer pour créer les factures dans le système.
Scanner plusieurs factures en même temps
Lors de la sélection des fichiers à scanner, choisissez toutes vos factures.
L’application les analysera et vous proposera de valider les informations identifiées.
Pour chaque facture détectée un indicateur de confiance (élevée ou faible) vous indique le niveau de fiabilité
Vous pourrez, si vous le souhaitez, supprimer la facture si elle n’est pas pertinente
Conseils pour de meilleurs résultats
Modification d’une facture
- Ouvrez la facture que vous souhaitez modifier en cliquant sur l’icône d’information dans la liste des transactions
- Cliquez sur le bouton Modifier
- Pour ajouter des fichiers, cliquez sur Téléverser des fichiers ou Sélectionner depuis les documents
- Pour retirer des fichiers, cliquez sur l’icône de suppression (poubelle) à côté du fichier que vous souhaitez retirer
- Vous pouvez aussi modifier la date et la description de la facture
- Cliquez sur Sauvegarder pour confirmer vos modifications
Refacturer à des unités
La refacturation vous permet de redistribuer le coût d’une facture fournisseur à une ou plusieurs unités. Par exemple, si vous avez payé pour des travaux spécifiques à certaines unités, vous pouvez leur facturer ces dépenses.
Comment refacturer
La refacturation s’effectue lors le la création d’une facture (voir ci-dessus)
- Dans la section Refacturation, cliquez sur + Refacturer
- Pour chaque refacturation :
- Sélectionnez l’unité concernée
- Indiquez le montant à facturer
- Cochez la case Notifier les propriétaires de l’unité si vous souhaitez envoyer une email d’information aux copropriétaires concernés
- Vous pouvez ajouter plusieurs refacturations pour différentes unités
- Cliquez sur Sauvegarder
Que se passe-t-il lors d’une refacturation ?
Une nouvelle transaction de type “Refacturation fournisseur” est créée pour chaque unité
Le propriétaire de l’unité peut consulter cette transaction dans son état de compte
Les fichiers PDF de la facture originale sont automatiquement accessibles depuis la refacturation
Si vous avez coché l’option de notification, le propriétaire reçoit un courriel l’informant de la nouvelle charge
Consulter les refacturations
Une fois les refacturations créées, elles apparaissent dans la section Refacturation de la facture originale. Vous pouvez :
- Voir quelle unité a été facturée et pour quel montant
- Accéder aux fichiers PDF de la facture originale
- Consulter les détails de chaque refacturation en cliquant sur le lien de l’unité
Vue d’ensemble des factures
AppNFlat offre une vue récapitulative de toutes vos factures fournisseurs pour faciliter leur suivi.
Accéder à la vue d’ensemble
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Fournisseurs
- Cliquez sur Factures dans le sous-menu
Informations affichées
Le tableau des factures affiche :
| Date | Date de la facture |
| Statut | Icône indiquant si la facture est payée, partiellement payée ou impayée |
| Fournisseur | Nom du fournisseur |
| N° comptable | Numéro de compte comptable |
| N° de facture | Numéro de la facture |
| Montant original | Montant total de la facture |
| Montant impayé | Montant restant à payer |
| Montant en attente | Montant des paiements en cours d’approbation |
Filtres disponibles
Vous pouvez filtrer les factures par période en sélectionnant une plage de dates personnalisée
Actions disponibles
Cliquez sur le bouton Information pour ouvrir les détails de la facture et la modifier
Utilisez les boutons d’export pour télécharger la liste en format Excel, CSV ou PDF