Colis

La gestion des colis permet aux administrateurs de l’immeuble de suivre les colis livrés et de notifier les résidents lorsque leurs colis arrivent.

Accès à la gestion des colis

Pour accéder à la gestion des colis, cliquez sur l’icône Services dans le menu de navigation de gauche, puis sur Colis.

Enregistrement d’un nouveau colis

Lorsqu’un colis arrive, cliquez sur le bouton Nouveau colis pour l’enregistrer.

Scanner les étiquettes des colis

Vous pouvez utiliser la fonction Scanner les étiquettes pour extraire automatiquement les informations d’une étiquette de colis à l’aide de votre appareil photo. Le système tentera d’identifier automatiquement le destinataire, le transporteur et le numéro de suivi.

Paramètres

Destinataire	Sélectionnez le destinataire dans la liste des résidents.
Produits périssables	Facultatif : cochez cette case si le colis est périssable (livraisons alimentaires, fleurs, etc.). Les résidents recevront des notifications plus urgentes pour ces colis. Les colis non périssables sont des colis standards pouvant être conservés plus longtemps.
Statut	Reçu : Le colis est arrivé et attend d’être retiré. Retiré : Le colis a été retiré par le destinataire. Retourné : Le colis a été retourné à l’expéditeur. Autre : Autre situation.
Transporteur	Facultatif : Vous pouvez sélectionner le transporteur pour affiner votre recherche de colis.
Numéro de suivi	Facultatif : Vous pouvez sélectionner le transporteur pour affiner votre recherche de colis.
Désactiver les rappels automatiques	Si vous activez les rappels, le résident recevra un courriel jusqu’à ce qu’il récupère son colis, selon la séquence programmée dans la section Communication / Courriel automatique.
Pièces jointes	Facultatif : vous pouvez télécharger jusqu’à 5 fichiers, comme une photo de l’étiquette.

Rappels automatiques

Vous pouvez activer les rappels automatiques pour que les résidents reçoivent des courriels lorsqu’ils n’ont pas récupéré leur colis.

Remarque

Les modèles de courriels automatiques pour les notifications de colis sont personnalisables dans la section Modèles de courriel.

Gestion des colis

La liste des colis affiche tous les colis enregistrés ainsi que leur statut. Vous pouvez filtrer les colis par :

• Période
• Statut (reçu, retiré, retourné, etc.)
• Type (périssable ou non périssable)
• Transporteur
• Destinataire
• Personne ayant retiré le colis

Tableau

Reçu	Date d’enregistrement du colis
Destinataire	Résident du destinataire
Type	Périssable / Non périssable
Transporteur	Nom du transporteur
Numéro de suivi	Numéro de suivi du colis
Statut	Reçu : Le colis est arrivé et attend d’être retiré. Retiré : Le colis a été retiré par le destinataire. Retourné : Le colis a été retourné à l’expéditeur. Autre : Autre situation.
Collecté	Date de collecte du colis
Collecté par	Nom de la personne ayant collecté le colis
Action	Accès rapide : Marquer le colis comme collecté, Renvoyer un rappel au destinataire, Désactiver l’envoi des rappels au destinataire, Supprimer le colis.

Indiquer qu’un colis a été retiré

Lorsqu’un résident vient retirer son colis :

1. Trouvez le colis dans la liste.
2. Cliquez sur le menu à trois points à droite.
3. Sélectionnez Retirer
4. Indiquez qui retire le colis.
5. Facultatif : recueillez une signature pour confirmation.
6. Ajoutez des commentaires si nécessaire.

Ajouter des commentaires

Vous pouvez ajouter des commentaires à chaque colis pour garder une trace des échanges avec le résident ou de toute circonstance particulière.