Documents

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La section Documents vous permet de stocker, organiser et partager tous vos fichiers liés à l’immeuble dans un emplacement centralisé. Vous pouvez gérer les contrats, les documents d’assurance, les règlements de copropriété, les rapports de travaux, les plans d’immeuble, les procès-verbaux de réunions et tout autre document important.

Aperçu

La section Documents vous permet de :

• Téléverser et gérer vos fichiers
• Organiser par dossiers
• Prévisualiser vos fichiers
• Partager avec les copropriétaires

Ajouter des fichiers

Téléverser un fichier individuel

1. Cliquez sur le bouton + Fichier
2. Sélectionnez un fichier sur votre ordinateur
3. Renommez optionnellement le fichier avant de le téléverser
4. Cliquez sur Téléverser

Téléverser plusieurs fichiers par glisser-déposer

Astuce

Vous pouvez rapidement téléverser plusieurs fichiers en les glissant depuis votre ordinateur et en les déposant n’importe où sur la page Documents. Les fichiers seront téléversés automatiquement, et vous pourrez suivre la progression dans la fenêtre contextuelle.

Téléverser un dossier complet

Astuce

Vous pouvez téléverser une structure de dossier complète en une seule fois. Cliquez sur le bouton + Dossier, sélectionnez un dossier sur votre ordinateur, et la structure complète du dossier sera préservée avec tous les fichiers téléversés automatiquement.

Visualiser des fichiers

Cliquez sur n’importe quel fichier pour le prévisualiser. Le système permet de prévisualiser :

• Images : Tous les formats d’images (JPG, PNG, GIF, etc.)
• PDF : Affichage directement dans votre navigateur
• Vidéos et audio : Lecture avec lecteur multimédia intégré
• Tableurs : Excel, CSV et autres formats de tableurs
• Fichiers texte : Y compris les fichiers Markdown
• Courriels : Fichiers .eml avec formatage complet

Remarque

Pour les fichiers qui ne peuvent pas être prévisualisés directement dans votre navigateur, un bouton de téléchargement est disponible afin de les sauvegarder et de les ouvrir avec l’application appropriée.

Organiser avec des dossiers

Créer des dossiers

1. Cliquez sur + Dossier
2. Entrez un nom pour votre dossier
3. Cliquez sur Sauvegarder

Naviguer dans les dossiers

• Cliquez sur un dossier pour l’ouvrir et voir son contenu
• Utilisez le fil d’Ariane en haut pour naviguer entre les dossiers

Astuce

Vous pouvez créer des dossiers dans d’autres dossiers pour organiser vos documents de façon hiérarchique, ce qui facilite la structuration de vos fichiers par catégorie, année, projet, ou tout autre système qui vous convient.

Déplacer des fichiers

1. Cliquez sur les 3 points à droite
2. Sélectionner Déplacer le fichier dans le menu déroulant
3. Naviguez jusqu’au dossier de destination
4. Cliquez sur Sélectionner pour terminer l’action

Gérer les fichiers

Renommer

1. Cliquez sur les 3 points à droite
2. Sélectionner Renommer le fichier dans le menu déroulant
3. Entrez le nouveau nom
4. Cliquez sur Renommer

Supprimer

1. Cliquez sur les 3 points à droite
2. Sélectionner Supprimer le fichier dans le menu déroulant
3. Confirmez la suppression

Remarque

Les fichiers supprimés sont déplacés vers la Corbeille et seront automatiquement supprimés définitivement après 14 jours. Vous pouvez les restaurer depuis la Corbeille à tout moment avant cela. Voir la page Corbeille pour plus d’informations.

Partager avec les copropriétaires

Remarque

Par défaut, seuls les administrateurs ont accès aux fichiers. Pour rendre des documents disponibles aux autres utilisateurs, vous devez explicitement partager des dossiers avec les rôles appropriés.

Vous pouvez partager des dossiers avec les copropriétaires :

1. Cliquez sur les 3 points à droite
2. Sélectionner Partage dans le menu déroulant
3. Sélectionnez les personnes auxquelles vous aouhaitez donner accès (propriétaires, copropriétaires, locataires, etc.)
4. Cliquez sur Sauvegarder

Astuce

Lorsque vous partagez un dossier, tous les fichiers et sous-dossiers qu’il contient deviennent automatiquement accessibles aux rôles sélectionnés, donc vous n’avez besoin de configurer le partage qu’une seule fois au niveau du dossier parent.

Remarque

Le partage ne peut être configuré que pour les dossiers de niveau supérieur. Les sous-dossiers héritent automatiquement des permissions de leur dossier parent.

Types de fichiers supportés

Le système accepte une grande variété de formats de fichiers incluant :

• Documents : PDF, Word (DOC, DOCX), Pages
• Tableurs : Excel (XLS, XLSX), Numbers, CSV, ODS
• Présentations : PowerPoint (PPT, PPTX), Keynote
• Images : Tous les formats d’images
• Vidéos : Tous les formats vidéo
• Audio : Tous les formats audio
• Courriels : Fichiers .eml
• Texte : Texte brut, Markdown
• Calendrier : Fichiers .ics

Limitations

Attention

Les bâtiments ont actuellement une limite de 10 Go de stockage total de fichiers. Vous pouvez évaluer votre consommation de stockage en allant dans la section Administration / Bâtiment. Si vous êtes proche de la limite et souhaitez une augmentation, veuillez nous contacter.

Attention

Chaque fichier peut avoir une taille maximale de 30 Mo. Si cela pose problème pour votre cas d’utilisation, veuillez nous contacter.