Emails automatiques

Vous pouvez personnaliser le contenu des courriels automatisés pour personnaliser les messages envoyés aux copropriétaires tout en assurant une communication cohérente.

Remarque

Les courriels automatiques sont envoyés dans la langue préférée de chaque utilisateur. Si un utilisateur n’a pas défini de langue préférée dans son compte, les courriels seront envoyés dans la langue de son navigateur. Pour en savoir plus sur la façon de définir votre langue préférée, consultez la page Gestion de votre compte.

Confirmation de réception de chèques

En activant l’option Confirmer par courriel la réception des chèques, les copropriétaires seront avertis lorsque vous enregistrez un de leur chèque. Cet enregistrement s’effectue la section Paiements / Chèques, le copropriétaire concerné recevra un courriel détaillant le numéro et le montant de ses chèques.

Vous pouvez activer cette option en cliquant sur Modifier et en cochant la case correspondante.

Personnalisation du courriel de confirmation de chèque

Vous pouvez personnaliser le courriel que les copropriétaires recevront en cliquant sur l’icône de crayon.

Désactivez ensuite l’option Utiliser le modèle par défaut.

Rédigez l’objet et le contenu de votre courriel en français et en anglais. En cliquant sur l’icone (x+), vous pouvez ajouter les éléments de publipostage suivants :

Nom de l’immeuble	Le nom de votre immeuble
Liste des chèques	Un tableau listant tous les chèques enregistrés pour le copropriétaire, avec leur date, leur montant et leur numéro
Lien vers l’unité	Un lien redirigeant le copropriétaire vers ses pages web AppNFlat
Unité	Le numéro d’unité du copropriétaire

Relance d’unités avec soldes impayés

Vous pouvez programmer une séquence de rappels pour les copropriétaires en retard de paiement. Cette séquence peut inclure plusieurs courriels en fonction du retard accumulé.

1. Cliquez sur Nouveau Courriel
2. Dans la section Type de courriel sélectionnez le moment auquel vous souhaitez relancer le copropriétaire

Personnalisation du courriel de relance pour solde impayé

Vous pouvez utiliser le modèle de courriel par défaut ou bien personnaliser votre message en cliquant sur l’icône de crayon et en désactivant l’option Utiliser le modèle par défaut

Rédigez l’objet et le contenu de votre courriel en français et en anglais. En cliquant sur l’icone (x+), vous pouvez ajouter les éléments de publipostage suivants :

Montant	Montant dû par le copropriétaire
Nom de l’immeuble	Le nom de votre immeuble
Lien vers l’unité	Un lien redirigeant le copropriétaire vers ses pages web AppNFlat
Unité	Le numéro d’unité du copropriétaire

Chauffe-eau

En activant les relances de la section Chauffe-eau, les copropriétaires seront avertis lorsque:

• Ils n’ont pas complété les informations relatives à leur chauffe-eau ;
• La garantie de leur chauffe-eau arrive à terme ;
• Ils n’ont pas remplacé leur chauffe-eau.

Remarque

Chaque propriétaire peut mettre à jour les informations relatives à son chauffe-eau de façon autonome en se connectant avec son compte AppNFlat.

Vous pouvez programmer une séquence de relance pour les copropriétaires. Cette séquence peut inclure plusieurs courriels en fonction du retard accumulé.

Pour configurer une relance :

1. Cliquez sur Nouveau Courriel
2. Dans la section Type de courriel sélectionnez le moment auquel vous souhaitez relancer le copropriétaire ainsi que la raison pour laquelle vous contactez le copropriétaire (mise à jour des données, avertissement que la garantie du chauffe-eau va expirer ou demande de remplacement)

Personnalisation du courriel de relance pour les chauffe-eau

Vous pouvez utiliser le modèle de courriel par défaut ou bien personnaliser votre message en cliquant sur l’icône de crayon et en désactivant l’option Utiliser le modèle par défaut

Rédigez l’objet et le contenu de votre courriel en français et en anglais. En cliquant sur l’icone (x+), vous pouvez ajouter les éléments de publipostage suivants :

Nom de l’immeuble	Le nom de votre immeuble
Lien vers l’unité	Un lien redirigeant le copropriétaire vers ses pages web AppNFlat
Unité	Le numéro d’unité du copropriétaire

Assurance

En activant les options de la section Assurance, les copropriétaires seront avertis lorsque:

• Ils n’ont pas complété les informations relatives à leur assurance ;
• Leur assurance arrive à terme ;
• Ils doivent renouveler leur assurance.

Remarque

Chaque propriétaire peut mettre à jour les informations relatives à son assurance de façon autonome en se connectant avec son compte AppNFlat.

Vous pouvez programmer une séquence de relance pour les copropriétaires. Cette séquence peut inclure plusieurs courriels en fonction du retard accumulé.

Pour configurer une relance :

1. Cliquez sur Nouveau Courriel
2. Dans la section Type de courriel sélectionnez le moment auquel vous souhaitez relancer le copropriétaire ainsi que la raison pour laquelle vous contactez le copropriétaire (mise à jour des données, avertissement que l’assurance va expirer ou demande de renouvellement)

Personnalisation du courriel de relance pour les assurances

Vous pouvez utiliser le modèle de courriel par défaut ou bien personnaliser votre message en cliquant sur l’icône de crayon et en désactivant l’option Utiliser le modèle par défaut

Rédigez l’objet et le contenu de votre courriel en français et en anglais. En cliquant sur l’icone (x+), vous pouvez ajouter les éléments de publipostage suivants :

Nom de l’immeuble	Le nom de votre immeuble
Lien vers l’unité	Un lien redirigeant le copropriétaire vers ses pages web AppNFlat
Unité	Le numéro d’unité du copropriétaire

Relevé de compte

Vous pouvez personnaliser le courriel envoyés aux copropriétaires lorsque vous leur communiquez leur relevé de compte.

Remarque

Ce relevé de compte est envoyé chaque fois que vous cliquez sur Relevé de compte / Enoyer par courriel dans la section Unités.

Personnalisation du courriel d’envoi de relevé de compte

Vous pouvez utiliser le modèle de courriel par défaut ou bien personnaliser votre message en cliquant sur l’icône de crayon et en désactivant l’option Utiliser le modèle par défaut

Rédigez l’objet et le contenu de votre courriel en français et en anglais. En cliquant sur l’icone (x+), vous pouvez ajouter les éléments de publipostage suivants :

Nom de l’immeuble	Le nom de votre immeuble
Lien vers l’unité	Un lien redirigeant le copropriétaire vers ses pages web AppNFlat
Unité	Le numéro d’unité du copropriétaire

Refacturation d’unités

Vous pouvez personnaliser le courriel envoyés aux copropriétaires lorsque refacturez leur unité.

Remarque

Le courriel de refacturation est envoyé chaque fois que vous refacturez une unité et que vous cochez la case Notifier les propriétaires de l’unité lors de la création d’une refacturation. Pour plus d’information sur la refacturation, consultez la page Gestion des factures.

Personnalisation du courriel d’envoi de relevé de compte

Vous pouvez utiliser le modèle de courriel par défaut ou bien personnaliser votre message en cliquant sur l’icône de crayon et en désactivant l’option Utiliser le modèle par défaut

Rédigez l’objet et le contenu de votre courriel en français et en anglais. En cliquant sur l’icone (x+), vous pouvez ajouter les éléments de publipostage suivants :

Montant	Le montant refacturé à l’unité
Nom de l’immeuble	Le nom de votre immeuble
Lien vers l’unité	Un lien redirigeant le copropriétaire vers ses pages web AppNFlat
Unité	Le numéro d’unité du copropriétaire

Chèques / Virements retournés

Vous pouvez personnaliser les courriel envoyés aux copropriétaires lorsque:

• Un de leur chèque est retourné sans pénalité ;
• Un de leur chèque est retourné avec pénalité ;
• Un de leur virement est retourné.

Remarque

Ces courriels pour chèque ou virement retourné sont envoyés chaque fois que vous enregistrez un chèque ou un virement retourné dans la section Paiements / Dépôts et que vous cochez la case Avertir le propriétaire par courriel et dépendamment du fait que vous ayez coché ou non la case Appliquer une pénalité. Pour plus d’information sur le retour de chèque ou de virement, consultez les pages Chèque retourné et Transfert électronique retourné.

Personnalisation du courriel de chèque / virement retourné

Vous pouvez utiliser le modèle de courriel par défaut ou bien personnaliser votre message en cliquant sur l’icône de crayon et en désactivant l’option Utiliser le modèle par défaut

Rédigez l’objet et le contenu de votre courriel en français et en anglais. En cliquant sur l’icone (x+), vous pouvez ajouter les éléments de publipostage suivants :

Nom de l’immeuble	Le nom de votre immeuble
Lien vers l’unité	Un lien redirigeant le copropriétaire vers ses pages web AppNFlat
Montant du paiement	Le montant du paiement retourné
Montant de la pénalité	Le montant du pénalité éventuelle
Unité	Le numéro d’unité du copropriétaire

Notifications de budget

Vous pouvez personnaliser les courriel envoyés aux copropriétaires lorsque:

• Vous souhaitez les informer d’un nouveau budget en préparation ;
• Vous souhaitez les informer de la mise en oeuvre d’un nouveau budget.

Remarque

Ces courriels de notification de budget sont envoyés chaque fois que vous sélectionnez Envoyer un courriel aux copropriétaires dans la section Comptabilité / Budget / Aperçu du budget ou dans la section Comptabilité / Budget / Appliquer le budget. Pour plus d’information sur le budget, consultez la page Budget.

Personnalisation du courriel de notification de budget

Vous pouvez utiliser le modèle de courriel par défaut ou bien personnaliser votre message en cliquant sur l’icône de crayon et en désactivant l’option Utiliser le modèle par défaut

Rédigez l’objet et le contenu de votre courriel en français et en anglais. En cliquant sur l’icone (x+), vous pouvez ajouter les éléments de publipostage suivants :

Date d’appplication du budget	La date d’application de votre budget
Nom de l’immeuble	Le nom de votre immeuble
Message d’ajustement rétroactif	Lorsque vous appliqué un budget de façon rétroactive, ce message expliquera au copropriétaire que son compte sera facturé ou crédité en raison de cet ajustement et lui donnera le montan en question.
Tableau des frais de condo mensuels	Cet élément insère un tableau présentant les 12 frais mensuel pour l’unité du copriproétaire à partir de la date d’application du budget.
Unité	Le numéro d’unité du copropriétaire