Groupes d'Immeubles

Les groupes d’immeubles permettent de gérer de façon centralisée plusieurs immeubles. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les gestionnaires qui administrent plusieurs copropriétés et souhaitent standardiser certaines pratiques tout en simplifiant leur travail quotidien.

Qu’est-ce qu’un groupe d’immeubles ?

Un groupe d’immeubles est une structure organisationnelle qui regroupe plusieurs immeubles sous une même entité de gestion. Cela vous permet de :

Centraliser la gestion : Gérez plusieurs immeubles depuis une seule interface
Standardiser vos pratiques : Créez des modèles et des processus communs à tous vos immeubles
Gagner du temps : Évitez de recréer les mêmes contenus pour chaque immeuble
Améliorer la cohérence : Assurez une communication et une gestion uniformes

Gestion des utilisateurs

Ajoutez des membres de votre équipe au niveau du groupe d’immeubles. Ces utilisateurs auront automatiquement accès à tous les immeubles du groupe selon leur rôle :

Administrateur : Accès complet à la gestion du groupe et de tous ses immeubles
Gestionnaire de requêtes : Peut gérer les requêtes de tous les immeubles du groupe
Comptable : Accès aux informations financières de tous les immeubles

Pour ajouter des utilisateurs à votre groupe :

Accédez à la page du groupe d’immeubles
Cliquez sur le menu Utilisateurs
Cliquez sur + Utilisateur
Entrez le nom, l’email et choisissez le rôle de l’utilisateur
L’utilisateur recevra une invitation par email

Logo personnalisé

Ajoutez un logo qui représente votre groupe d’immeubles. Ce logo apparaîtra dans l’interface pour tous les utilisateurs du groupe.

Pour ajouter ou modifier votre logo :

Accédez à la page Administration du groupe
Cliquez sur Modifier
Dans la section Logo, cliquez sur Télécharger un logo
Sélectionnez une image carrée (format WebP ou SVG recommandé)
Cliquez sur Sauvegarder
Le logo sera disponible après quelques instants

Annonces standards

Créez des modèles d’annonces qui peuvent être utilisés dans tous les immeubles de votre groupe.

Les avis de fermeture saisonnière (piscine, sauna)
Les rappels concernant les règlements de la copropriété
Les annonces récurrentes (collecte des ordures, entretien)

Pour créer une annonce standard :

Dans le menu du groupe, accédez à Communications puis Modèles d’annonces
Cliquez sur + Modèle d’annonce dans le groupe d’immeuble
Donnez un nom à votre modèle
Rédigez le titre et le contenu de l’annonce
Choisissez les destinataires (tous, propriétaires, locataires, etc.)
Indiquez si vous souhaitez envoyer un email en plus de publier l’annonce
Sauvegardez votre modèle.

Pour utiliser un modèle dans un immeuble :

Accédez à l’immeuble concerné
Allez dans Communications
Cliquez sur + Annonce
Dans la liste des modèles, vous verrez une section pour les modèles du groupe
Sélectionnez le modèle souhaité
Le contenu sera automatiquement pré-rempli avec les informations de l’immeuble
Vous pouvez le modifier si nécessaire avant de publier

Types de requêtes

Définissez les catégories de requêtes qui s’appliqueront à tous vos immeubles. Cela permet :

Une classification uniforme des demandes
Une meilleure organisation du travail
Des statistiques cohérentes entre immeubles
Une assignation automatique aux bons gestionnaires

Pour créer un type de requête :

Dans le menu du groupe, accédez à Requêtes puis Organisation des requêtes
Cliquez sur + Type de requête dans le groupe d’immeuble
Donnez un nom au type (ex: Plomberie, Électricité, Ascenseur)
Choisissez une couleur pour faciliter l’identification visuelle
Optionnellement, assignez un gestionnaire par défaut
Sauvegardez.

Assignation automatique :

Lorsque vous assignez un gestionnaire par défaut à un type de requête, toutes les nouvelles requêtes de ce type seront automatiquement assignées à cette personne, réduisant ainsi votre charge de travail.

Réponses standards aux requêtes

Créez des modèles de réponses pour les questions fréquentes. Cela vous permet de :

Répondre plus rapidement aux demandes courantes
Assurer une cohérence dans vos communications
Partager les meilleures pratiques entre gestionnaires

Pour créer une réponse standard :

Dans le menu du groupe, accédez à Requêtes puis Modèles de réponses
Cliquez sur + Modèle
Donnez un nom à votre modèle
Rédigez l’objet et le contenu de la réponse
Optionnellement, associez le modèle à un ou plusieurs types de requêtes
Vous pouvez également joindre des fichiers (maximum 10)
Sauvegardez

Utilisation des modèles de réponses :

Lorsque vous répondez à une requête, vous pouvez sélectionner un modèle dans la liste. Le contenu sera automatiquement inséré. Vous pouvez personnaliser la réponse avant de l’envoyer.

Vue consolidée des requêtes

La vue consolidée vous permet de visualiser toutes les requêtes de tous les immeubles de votre groupe dans une seule interface. C’est un outil puissant pour :

Avoir une vision d’ensemble de votre activité
Prioriser votre travail sur plusieurs immeubles
Identifier les tendances et problèmes récurrents
Suivre la charge de travail de votre équipe

Pour accéder à la vue consolidée :

Depuis la page d’accueil de votre groupe d’immeubles, cliquez sur Requêtes. Vous verrez l’ensemble des requêtes de tous vos immeubles

Filtres disponibles :

Vous pouvez filtrer les requêtes par :

Période : Derniers 12 mois, 6 mois, etc.
Immeuble : Sélectionnez un ou plusieurs immeubles spécifiques
Type : Les types de requêtes que vous avez définis
Statut : Ouvertes, en cours, fermées
Priorité : Haute, moyenne, basse
Gestionnaire : Les requêtes assignées à une personne spécifique
Demandeur : Les requêtes créées par un propriétaire ou locataire spécifique
Unité : Les unités associées aux requêtes

Accès aux fonctionnalités du groupe

Pour accéder aux fonctionnalités de votre groupe d’immeubles, cliquez sur le sélecteur d’immeuble en haut à gauche de l’interface. Sélectionnez votre groupe d’immeubles dans la liste.

Divers

Vous pouvez créer et gérer plusieurs groupes d’immeubles selon vos besoins organisationnels.
Les propriétaires et locataires ont uniquement accès aux informations de leur propre immeuble. Seuls les membres de l’équipe ajoutés au niveau du groupe ont accès à plusieurs immeubles.
Il est possible de réassigner un immeuble à un autre groupe via les paramètres de l’immeuble.
Les modèles du groupe ne remplacent pas les modèles spécifiques à un immeuble. Lorsque vous créez une annonce ou répondez à une requête, vous aurez accès à la fois aux modèles du groupe et aux modèles spécifiques à l’immeuble.
Lorsque vous supprimez un modèle du groupe qui est déjà utilisé, les annonces ou réponses déjà envoyées ne seront pas affectées. Le modèle ne sera plus disponible pour de futures utilisations.