Utilisateurs

Pour accéder à la page des utilisateurs, cliquez sur l’icône Administration dans le menu de navigation de gauche, puis cliquez sur le menu Utilisateurs.

Ajouter des utilisateurs

1. Cliquez sur + Utilisateur pour ajouter un utilisateur.
2. Entrez le nom et l’email de cet utilisateur.
3. Choisissez le type de l’utilisateur :

   Type	Description
   Administrateur approuvant les paiements - Consultation uniquement	Cet utilisateur a accès aux fonctionnalités de consultation et peut approuver les paiements, mais ne peut pas effectuer d’écritures comptables ni modifier les données financières.
   Administrateur approuvant les paiements - Consultation & écriture	Cet utilisateur a accès à l’ensemble des fonctionnalités de AppNFlat, incluant la possibilité d’effectuer des écritures comptables, de modifier les données financières et d’approuver les paiements.
   Gestionnaire d’immeuble	Le gestionnaire d’immeuble a accès à l’ensemble des fonctionnalités de AppNFlat, incluant la possibilité d’effectuer des écritures comptables et de modifier les données financières, à l’exception de l’approbation des paiements.
   Copropriétaire	Chaque copropriétaire a accès aux : informations relatives à son/ses unité(s) : état de compte, téléphones, emails, information sur l’assurance, etc. Communications de l’administration dont il est destinataire ; Annonces postées par les autres copropriétaires ; Requêtes que ce copropriétaire a ouvertes.
   Locataire	Les locataires ont accès aux communications de l’immeuble qui leur sont destinées.
   Comptable - Consultation & écriture	Cet accès permet au comptable de consulter l’ensemble des données et de les modifier.
   Comptable - Consultation uniquement	Cet accès permet au comptable de consulter l’ensemble des données sans pouvoir les modifier.
   Gestionnaire de requêtes	Le gestionnaire de requêtes a accès aux : informations de l’immeuble sans pouvoir les modifier ; l’ensemble des fonctionnalités de la section Requêtes.

Invitation en masse

Pour ajouter plusieurs utilisateurs en même temps, cliquez sur Inviter un grand nombre d’utilisateurs. Vous pouvez ensuite cocher les utilisateurs que vous souhaitez inviter parmi la liste des candidats proposés (propriétaires et locataires). Lors de l’invitation, les propriétaires auront automatiquement le type Copropriétaire et chaque locataire le type Locataire.

Processus d’invitation

Lorsqu’un utilisateur a été invité, il recevra un email lui proposant de rejoindre votre communauté. S’il n’a pas encore de compte avec AppNFlat, il devra créer un compte en validant son email et en définissant son mot de passe.

Suivi des invitations

Vous pouvez suivre l’état de vos invitations dans deux sections :

• La section Utilisateurs invités liste les personnes que vous avez invitées qui n’ont pas encore rejoint.
• La section Utilisateurs liste les personnes qui ont accepté votre invitation et ont rejoint votre communauté.

Modification d’un profil d’utilisateur

Vous pouvez modifier le profil d’un utilisateur en cliquant sur le crayon à gauche de son nom.

Restriction d’accès à la publication

Vous pouvez interdire à un copropriétaire de poster des annonces en cochant l’option Interdit de poster. Cela est utile pour gérer les communications communautaires tout en maintenant l’accès de l’utilisateur aux autres fonctionnalités.

Accès des copropriétaires aux données financières

Cliquez sur Modifier afin de paramétrer l’option Accès des copropriétaires aux données financières.

• Pas d’accès (par défaut) : Chaque copropriétaire a uniquement accès aux :
  • Informations relatives à ses propres unité(s) : état de compte, téléphones, emails, information sur l’assurance, etc.
  • Communications de l’administration dont il est destinataire
  • Annonces postées par les autres copropriétaires
  • Requêtes qu’il a ouvertes
  • Documents que vous avez partagés avec les copropriétaires
  • Services de l’immeuble (réservation de salle, réception de colis)
• Unités détenues seulement : Vos copropriétaires auront accès aux éléments financiers de leur(s) unité(s), c’est-à-dire au relevé de compte de leur(s) unité(s).
• Accès complet : L’ensemble de vos copropriétaires aura accès aux éléments financiers complets de votre copropriété : comptes des fournisseurs, comptes en banque, comptabilité, etc. Cette option vous permet d’offrir une totale transparence à vos copropriétaires.

Modifications par les copropriétaires (assurance, coordonnées, chauffe-eau)

Cliquez sur Modifier afin de définir quel niveau d’autonomie vous souhaitez donner aux copropriétaires lors de la modification des informations les concernant.

• Interdites : Les copropriétaires ne peuvent pas modifier leurs informations. Seuls les gestionnaires d’immeuble peuvent effectuer des modifications.
• Soumises à validation : Les copropriétaires peuvent demander des modifications, qui doivent être approuvées par le gestionnaire d’immeuble avant d’être appliquées.
• Autorisées sans validation : Les copropriétaires peuvent modifier leurs informations directement sans approbation préalable.