Gestion des factures

Création d’une facture

Créez une nouvelle facture en cliquant sur + Transaction, puis Facture
Remplissez les informations de la facture
Dans la section Pièces jointes, cliquez sur Téléverser des fichiers ou Sélectionner depuis les documents
Vous pouvez joindre jusqu’à 5 fichiers PDF par facture
Cliquez sur Sauvegarder

Scanner des factures fournisseurs

AppNFlat vous permet de numériser vos factures fournisseurs pour extraire automatiquement les informations importantes. Cette fonctionnalité vous fait gagner du temps en évitant la saisie manuelle.

Comment scanner des factures

Dans la section Fournisseurs, cliquez + Transaction puis sur l’option Facture.
Téléchargez une ou plusieurs photos de vos factures. Vous pouvez utiliser :
- Des photos prises avec votre téléphone ou appareil photo
- Des fichiers PDF de factures
- Une image par facture (contrairement aux chèques, chaque image doit contenir une seule facture)

Pour chaque facture analysée, vous pourrez :
- Vérifier et modifier les informations si nécessaire - Un indicateur de confiance (élevée ou faible) vous indique le niveau de fiabilité
- Supprimer la facture si elle n’est pas pertinente
Une fois que vous avez vérifié toutes les informations, cliquez sur Enregistrer pour créer les factures dans le système.

Scanner plusieurs factures en même temps

Lors de la sélection des fichiers à scanner, choisissez toutes vos factures.

L’application les analysera et vous proposera de valider les informations identifiées.

Pour chaque facture détectée un indicateur de confiance (élevée ou faible) vous indique le niveau de fiabilité

Vous pourrez, si vous le souhaitez, supprimer la facture si elle n’est pas pertinente

Conseils pour de meilleurs résultats

Modification d’une facture

Ouvrez la facture que vous souhaitez modifier en cliquant sur l’icône d’information dans la liste des transactions
Cliquez sur le bouton Modifier
Pour ajouter des fichiers, cliquez sur Téléverser des fichiers ou Sélectionner depuis les documents
Pour retirer des fichiers, cliquez sur l’icône de suppression (poubelle) à côté du fichier que vous souhaitez retirer
Vous pouvez aussi modifier la date et la description de la facture
Cliquez sur Sauvegarder pour confirmer vos modifications

Refacturer à des unités

La refacturation vous permet de redistribuer le coût d’une facture fournisseur à une ou plusieurs unités. Par exemple, si vous avez payé pour des travaux spécifiques à certaines unités, vous pouvez leur facturer ces dépenses.

Comment refacturer

La refacturation s’effectue lors le la création d’une facture (voir ci-dessus)

Dans la section Refacturation, cliquez sur + Refacturer
Pour chaque refacturation :
- Sélectionnez l’unité concernée
- Indiquez le montant à facturer
- Cochez la case Notifier les propriétaires de l’unité si vous souhaitez envoyer une email d’information aux copropriétaires concernés
Vous pouvez ajouter plusieurs refacturations pour différentes unités
Cliquez sur Sauvegarder

Que se passe-t-il lors d’une refacturation ?

Une nouvelle transaction de type “Refacturation fournisseur” est créée pour chaque unité

Le propriétaire de l’unité peut consulter cette transaction dans son état de compte

Les fichiers PDF de la facture originale sont automatiquement accessibles depuis la refacturation

Si vous avez coché l’option de notification, le propriétaire reçoit un courriel l’informant de la nouvelle charge

Consulter les refacturations

Une fois les refacturations créées, elles apparaissent dans la section Refacturation de la facture originale. Vous pouvez :

Voir quelle unité a été facturée et pour quel montant
Accéder aux fichiers PDF de la facture originale
Consulter les détails de chaque refacturation en cliquant sur le lien de l’unité

Vue d’ensemble des factures

AppNFlat offre une vue récapitulative de toutes vos factures fournisseurs pour faciliter leur suivi.

Accéder à la vue d’ensemble

Dans le menu de gauche, cliquez sur Fournisseurs
Cliquez sur Factures dans le sous-menu

Informations affichées

Le tableau des factures affiche :

Date	Date de la facture
Statut	Icône indiquant si la facture est payée, partiellement payée ou impayée
Fournisseur	Nom du fournisseur
N° comptable	Numéro de compte comptable
N° de facture	Numéro de la facture
Montant original	Montant total de la facture
Montant impayé	Montant restant à payer
Montant en attente	Montant des paiements en cours d'approbation

Filtres disponibles

Vous pouvez filtrer les factures par période en sélectionnant une plage de dates personnalisée

Actions disponibles

Cliquez sur le bouton Information pour ouvrir les détails de la facture et la modifier

Utilisez les boutons d’export pour télécharger la liste en format Excel, CSV ou PDF