Réponses standard
Les réponses standard sont des modèles d’emails pré-rédigés que les gestionnaires peuvent utiliser pour répondre aux requêtes.
Elles permettent de gagner du temps et d’assurer une communication cohérente lors du traitement de requêtes courantes.
Les réponses standard peuvent être créées au niveau de l’immeuble ou du groupe d’immeubles.
Chaque modèle peut inclure un objet, un corps de texte, des pièces jointes et peut être associé à des types de requêtes spécifiques.
Accéder aux réponses standard
Section titled “Accéder aux réponses standard”Pour accéder aux réponses standard, allez dans la section Requêtes du menu principal.
Cliquez sur Réponses standard dans le menu de navigation.
Créer une nouvelle réponse standard
Section titled “Créer une nouvelle réponse standard”- Dans la page Réponses standard, cliquez sur le bouton Nouveau.
- Complétez les informations du nouveau modèle.
- Cliquez sur Sauvegarder.
Paramètres
Section titled “Paramètres”| Nom | Un nom descriptif pour le modèle de réponse standard |
| Objet | La ligne d'objet pour l'email de réponse |
| Corps | Le contenu de l'email de réponse. Vous pouvez utiliser la mise en forme de texte enrichi pour structurer votre message. |
| Types de requête |
|
| Pièces jointes | Vous pouvez joindre des fichiers au modèle qui seront automatiquement inclus lors de l'utilisation de cette réponse. |
Modèles au niveau de l’immeuble vs du groupe d’immeubles
Section titled “Modèles au niveau de l’immeuble vs du groupe d’immeubles”- Modèles au niveau de l'immeuble : Ceux-ci ne sont disponibles que pour les requêtes d'un immeuble spécifique.
- Modèles au niveau du groupe d'immeubles : Ceux-ci sont disponibles pour tous les immeubles d'un groupe d'immeubles, permettant une gestion centralisée des réponses communes.
Utiliser les réponses standard
Section titled “Utiliser les réponses standard”Les réponses standard simplifient le processus de réponse aux requêtes courantes. Voici comment elles fonctionnent :
Comment utiliser une réponse standard
Section titled “Comment utiliser une réponse standard”- Ouvrez une requête à laquelle vous souhaitez répondre.
- Dans la section de réponse, vous verrez une liste de réponses standard disponibles.
- Les réponses disponibles sont filtrées en fonction :
- Des types de requête associés au modèle (si des types sont spécifiés)
- Des modèles au niveau de l'immeuble ou du groupe d'immeubles (selon l'endroit où vous travaillez)
- Cliquez sur une réponse standard pour la sélectionner.
- L'objet et le corps du modèle seront automatiquement insérés dans votre email de réponse.
- Tous les fichiers joints au modèle seront automatiquement ajoutés à votre réponse.
- Cliquez sur Envoyer pour transmettre votre réponse au copropriétaire.
Avantages des réponses standard
Section titled “Avantages des réponses standard”- Gagner du temps : Pas besoin d'écrire la même réponse à répétition pour les requêtes courantes.
- Cohérence : Assurer que tous les copropriétaires reçoivent la même qualité et le même ton de communication.
- Contrôle de qualité : Les réponses pré-approuvées garantissent des normes de communication professionnelles.
- Formation rapide : Les nouveaux gestionnaires peuvent utiliser les modèles existants pour répondre efficacement.
- Inclure des documents courants : Joindre directement aux modèles les documents fréquemment demandés (formulaires, guides, etc.).
Modifier une réponse standard
Section titled “Modifier une réponse standard”- Pour modifier une réponse standard existante, allez sur la page Réponses standard.
- Cliquez sur le bouton Modifier à côté du modèle que vous souhaitez modifier.
- Mettez à jour les informations selon vos besoins.
- Cliquez sur Sauvegarder.