Courriels modèles

• Vous pouvez personnaliser les courriels qui sont envoyés automatiquement aux copropriétaires.
• Un copropriétaire peut être averti lorsque :
  • Il n'a pas payé ses frais de condo ;
  • Son assurance va expirer ;
  • Les informations à propos de son assurance sont incomplètes ;
  • Les informations à propos de son chauffe-eau sont incomplètes.
• Une fois que vous avez personnalisé vos emails, rendez-vous dans la section Communications / Emails Automatiques afin d'activer les relances et de spécifier leur fréquence (voir Emails automatiques).

Création d’un modèle de courriel

Pour créer un nouveau modèle de courriel, cliquez sur Créer un nouveau modèle.

Paramètres

Sujet du courriel	Les différentes options sont: Rappel pour information incomplète sur l'assurance Rappel pour assurance expirant bientôt Rappel pour information incomplète sur le chauffe-eau Rappel pour garantie du chauffe-eau expirant bientôt Frais de condo impayés depuis 0 semaines Frais de condo impayés depuis 1 semaines Frais de condo impayés depuis 2 semaines Frais de condo impayés depuis 3 semaines Frais de condo impayés depuis 4 semaines Frais de condo impayés depuis 5 semaines Frais de condo impayés depuis 6 semaines Frais de condo impayés depuis 7 semaines Frais de condo impayés depuis 8 semaines Frais de condo impayés depuis 9 semaines Frais de condo impayés depuis 10 semaines Frais de condo impayés depuis 11 semaines Frais de condo impayés depuis 12 semaines Frais de condo impayés depuis 13 semaines Frais de condo impayés depuis 14 semaines En ce qui concerne les frais de condo impayés, vous pouvez envoyer différents courriels selon une séquence qui vous est propre. Par exemple: une première relance au bout de 3 semaines d'impayé, puis un nouveau courriel au bout de 8 semaines. Enfin, une mise en demeure au bout de 12 semaines. Chaque texte de courriel peut bien évidemment être différent.
Titre	Titre de votre courriel
Types	Champ optionnel pour spécifier à quels types de requêtes ce modèle s'applique. Si aucun type n'est sélectionné, le modèle sera disponible pour toutes les requêtes (modèle universel). Si des types sont sélectionnés, le modèle n'apparaîtra que lors de la réponse aux requêtes qui ont au moins un type correspondant. Cela aide à organiser les modèles et réduit l'encombrement en ne montrant que les options pertinentes selon le type de requête. Voir Types de requêtes pour plus d'informations sur la création et la gestion des types.
Texte	Texte de votre courriel. La barre d'outil vous propose un certain nombre d'options pour mettre en forme votre texte (gras, italique, etc.) mais aussi pour insérer autimatiquement le numéro de l'unité (icône de porte) et un lien vers le compte de l'unité (icône de lien). Une aide contextuelle est disponible en passant votre souris sur les différentes icônes.

Utilisation des modèles de courriel lors de réponse aux requêtes

Lors de la réponse à une requête, les modèles de courriel disponibles sont automatiquement filtrés selon les types de la requête :

• Modèles universels : Les modèles sans types assignés seront toujours disponibles pour toutes les requêtes.
• Modèles typés : Les modèles qui ont des types n'apparaîtront que lors de la réponse aux requêtes qui ont au moins un type correspondant.
• Requêtes sans types : Si une requête n'a pas de types, tous les modèles (universels et typés) seront disponibles.

Exemple

Si vous avez les modèles suivants :

• "Réponse générale" (aucun type) - Modèle universel
• "Réponse problème de maintenance" (typé "Maintenance")
• "Réponse demande administrative" (typé "Administratif")

Lors de la réponse à :

• Une requête de maintenance → Vous verrez "Réponse générale" et "Réponse problème de maintenance"
• Une requête administrative → Vous verrez "Réponse générale" et "Réponse demande administrative"
• Une requête sans types → Vous verrez les trois modèles

Ce filtrage aide à réduire l’encombrement et ne montre que les modèles les plus pertinents pour chaque type de requête.