Groupes d'Immeubles

Les groupes d’immeubles permettent de gérer de façon centralisée plusieurs immeubles. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les gestionnaires qui administrent plusieurs copropriétés et souhaitent standardiser certaines pratiques tout en simplifiant leur travail quotidien.

Qu’est-ce qu’un groupe d’immeubles ?

Un groupe d’immeubles est une structure organisationnelle qui regroupe plusieurs immeubles sous une même entité de gestion. Cela vous permet de :

• Centraliser la gestion : Gérez plusieurs immeubles depuis une seule interface
• Standardiser vos pratiques : Créez des modèles et des processus communs à tous vos immeubles
• Gagner du temps : Évitez de recréer les mêmes contenus pour chaque immeuble
• Améliorer la cohérence : Assurez une communication et une gestion uniformes

Avantages clés

Les groupes d’immeubles sont idéaux pour les gestionnaires ayant plusieurs propriétés, vous permettant de créer du contenu une fois et de le réutiliser dans tous vos immeubles tout en conservant une supervision centralisée.

Fonctionnalités principales

1. Gestion des utilisateurs

Ajoutez des membres de votre équipe au niveau du groupe d’immeubles. Ces utilisateurs auront automatiquement accès à tous les immeubles du groupe selon leur rôle :

• Administrateur : Accès complet à la gestion du groupe et de tous ses immeubles
• Gestionnaire de requêtes : Peut gérer les requêtes de tous les immeubles du groupe
• Comptable : Accès aux informations financières de tous les immeubles

Pour ajouter des utilisateurs à votre groupe :

1. Accédez à la page du groupe d’immeubles
2. Cliquez sur le menu Utilisateurs
3. Cliquez sur + Utilisateur
4. Entrez le nom, l’email et choisissez le rôle de l’utilisateur
5. L’utilisateur recevra une invitation par email

2. Logo personnalisé

Ajoutez un logo qui représente votre groupe d’immeubles. Ce logo apparaîtra dans l’interface pour tous les utilisateurs du groupe.

Pour ajouter ou modifier votre logo :

1. Accédez à la page Administration du groupe
2. Cliquez sur Modifier
3. Dans la section Logo, cliquez sur Télécharger un logo
4. Sélectionnez une image carrée (format WebP ou SVG recommandé)
5. Cliquez sur Sauvegarder
6. Le logo sera disponible après quelques instants

Délai d’affichage du logo

En raison de la mise en cache, il peut falloir jusqu’à 24 heures pour que tous les utilisateurs voient le nouveau logo.

3. Annonces standards

Créez des modèles d’annonces qui peuvent être utilisés dans tous les immeubles de votre groupe.

• Les avis de fermeture saisonnière (piscine, sauna)
• Les rappels concernant les règlements de la copropriété
• Les annonces récurrentes (collecte des ordures, entretien)

Pour créer une annonce standard :

1. Dans le menu du groupe, accédez à Communications puis Modèles d’annonces
2. Cliquez sur + Modèle d’annonce dans le groupe d’immeuble
3. Donnez un nom à votre modèle
4. Rédigez le titre et le contenu de l’annonce
5. Choisissez les destinataires (tous, propriétaires, locataires, etc.)
6. Indiquez si vous souhaitez envoyer un email en plus de publier l’annonce
7. Sauvegardez votre modèle.

Pour utiliser un modèle dans un immeuble :

1. Accédez à l’immeuble concerné
2. Allez dans Communications
3. Cliquez sur + Annonce
4. Dans la liste des modèles, vous verrez une section pour les modèles du groupe
5. Sélectionnez le modèle souhaité
6. Le contenu sera automatiquement pré-rempli avec les informations de l’immeuble
7. Vous pouvez le modifier si nécessaire avant de publier

Gain de temps

Le contenu du modèle est automatiquement pré-rempli avec les informations spécifiques de l’immeuble, vous n’avez qu’à réviser et publier sans réécrire les annonces courantes.

4. Types de requêtes

Définissez les catégories de requêtes qui s’appliqueront à tous vos immeubles. Cela permet :

• Une classification uniforme des demandes
• Une meilleure organisation du travail
• Des statistiques cohérentes entre immeubles
• Une assignation automatique aux bons gestionnaires

Pour créer un type de requête :

1. Dans le menu du groupe, accédez à Requêtes puis Organisation des requêtes
2. Cliquez sur + Type de requête dans le groupe d’immeuble
3. Donnez un nom au type (ex: Plomberie, Électricité, Ascenseur)
4. Choisissez une couleur pour faciliter l’identification visuelle
5. Optionnellement, assignez un gestionnaire par défaut
6. Sauvegardez.

Assignation automatique :

Lorsque vous assignez un gestionnaire par défaut à un type de requête, toutes les nouvelles requêtes de ce type seront automatiquement assignées à cette personne, réduisant ainsi votre charge de travail.

Assignation automatique

Assigner un gestionnaire par défaut aux types de requêtes automatise la distribution du travail, garantissant que les requêtes sont immédiatement acheminées vers la bonne personne sans intervention manuelle.

5. Réponses standards aux requêtes

Créez des modèles de réponses pour les questions fréquentes. Cela vous permet de :

• Répondre plus rapidement aux demandes courantes
• Assurer une cohérence dans vos communications
• Partager les meilleures pratiques entre gestionnaires

Pour créer une réponse standard :

1. Dans le menu du groupe, accédez à Requêtes puis Modèles de réponses
2. Cliquez sur + Modèle
3. Donnez un nom à votre modèle
4. Rédigez l’objet et le contenu de la réponse
5. Optionnellement, associez le modèle à un ou plusieurs types de requêtes
6. Vous pouvez également joindre des fichiers (maximum 10)
7. Sauvegardez

Utilisation des modèles de réponses :

Lorsque vous répondez à une requête, vous pouvez :

1. Sélectionner un modèle dans la liste
2. Le contenu sera automatiquement inséré
3. Vous pouvez personnaliser la réponse avant de l’envoyer

6. Vue consolidée des requêtes

La vue consolidée vous permet de visualiser toutes les requêtes de tous les immeubles de votre groupe dans une seule interface. C’est un outil puissant pour :

• Avoir une vision d’ensemble de votre activité
• Prioriser votre travail sur plusieurs immeubles
• Identifier les tendances et problèmes récurrents
• Suivre la charge de travail de votre équipe

Pour accéder à la vue consolidée :

1. Depuis la page d’accueil de votre groupe d’immeubles
2. Cliquez sur Requêtes
3. Vous verrez l’ensemble des requêtes de tous vos immeubles

Filtres disponibles :

Vous pouvez filtrer les requêtes par :

• Période : Derniers 12 mois, 6 mois, etc.
• Immeuble : Sélectionnez un ou plusieurs immeubles spécifiques
• Type : Les types de requêtes que vous avez définis
• Statut : Ouvertes, en cours, fermées
• Priorité : Haute, moyenne, basse
• Gestionnaire : Les requêtes assignées à une personne spécifique
• Demandeur : Les requêtes créées par un propriétaire ou locataire spécifique
• Unité : Les unités associées aux requêtes

Accès aux fonctionnalités du groupe

Pour accéder aux fonctionnalités de votre groupe d’immeubles :

1. Cliquez sur le sélecteur d’immeuble en haut à gauche de l’interface
2. Sélectionnez votre groupe d’immeubles dans la liste

Divers

Accès et organisation

• Vous pouvez créer et gérer plusieurs groupes d’immeubles selon vos besoins organisationnels.
• Les propriétaires et locataires ont uniquement accès aux informations de leur propre immeuble. Seuls les membres de l’équipe ajoutés au niveau du groupe ont accès à plusieurs immeubles.
• Il est possible de réassigner un immeuble à un autre groupe via les paramètres de l’immeuble.
• Les modèles du groupe ne remplacent pas les modèles spécifiques à un immeuble. Lorsque vous créez une annonce ou répondez à une requête, vous aurez accès à la fois aux modèles du groupe et aux modèles spécifiques à l’immeuble.
• Lorsque vous supprimez un modèle du groupe qui est déjà utilisé, les annonces ou réponses déjà envoyées ne seront pas affectées. Le modèle ne sera plus disponible pour de futures utilisations.