Processus d'approbation des paiements

Note

Pour activer les approbations de paiements rendez-vous dans la section Administration et renseignez le champ Nombre d’approbations requises.

• Lorsque le Nombre d'approbations requises est différent de 0, certains paiements devront être approuvés avant d'être effectués.
• Lorsque le Nombre d'approbations requises est égale à 0, les paiements par chèque ou par virement peuvent être effectués sans approbation préalable.

Les paiements nécessitant approbation peuvent être spécifiés dans la section Méthodes de paiement nécessitant une approbation. Vous avez le choix de mettre en place un processus d’approbation pour les méthodes de paiement suivante :

• Cash
• Chèques
• Carte de crédit
• Carte de débit
• Virements
• Otonom Solution
• Prélèvements préauthorisés

Tip

Personnalisez les méthodes de paiement nécessitant une approbation selon les besoins de votre immeuble. Toutes les méthodes de paiement n’ont pas besoin de passer par le processus d’approbation.

Une fois l’approbation activée, lorsque un paiement est effectué, les administrateurs approuvant les paiements recoivent un email leur demandant d’approuver ou de rejeter le paiement.

Sur la page Paiement / Approbations, en cliquant sur l’icône d’information à gauche, un administrateur peut accéder aux informations de facturation ainsi qu’à une copie de la facture.

Pour approuver un paiement, il lui suffit de cliquer sur le bouton Approuver. Pour rejeter un paiement, il doit utiliser le bouton Rejeter.

Note

Les personnes en charge d’approuver les paiements sont les utilisateurs identifiés dans la section Administration / Utilisateurs avec le type Administrateur approuvant les paiements.

Tip

Une fois que les administrateurs ont approuvé le paiement:

• Pour un paiement par chèque: le chèque associé à la transaction peut être imprimé avec les signatures des administrateurs qui ont approuvé.
• Pour un paiement par Otonom Solution: la transaction Otonom peut être envoyée à Otonom.