Budget
Présentation générale
Section titled “Présentation générale”Dans cette section, vous pouvez:
- Créer un nouveau budget
- Modifier un projet de budget
- Appliquer un projet de budget
- Visualiser vos anciens budgets
Chaque budget comprend une partie recette et une partie dépenses
Les contributions budgétaires correspondent à l’ensemble des frais payées par les copropriétaires. Elles incluent les sommes requises pour payer les dépenses courantes ainsi que celles versées dans les différents fonds comme le fonds de prévoyance ou le fonds d’auto assurance. Contrairement aux contributions annuelles, les contributions exceptionnelles sont temporaires et devront commencer et prendre fin à une date déterminée.
L’application calculera la contribution de chaque unité, stationnement et/ou casier en fonction de leur quote part respective.
Les unités seront alors automatiquement facturées le 1er de chaque mois.
Les dépenses sont budgétées compte par compte.
Processus de création d’un budget
Section titled “Processus de création d’un budget”Pour créer un nouveau budget, cliquez sur Créer nouveau budget.
Vous devez définir les contributions budgétaires et les dépenses (voir ci-dessous).
Une fois complété, cliquez sur Sauvegarder afin d’enregistrer votre projet de budget. Vous pourrez alors retravailler votre projet ultérieurement.
Une fois votre budget approuvé, vous pouvez l’appliquer en cliquant sur Appliquer le budget. Définissez alors la date d’application de ce budget et cliquez à nouveau sur Appliquer le budget.
AppNFlat calculera les nouvelles contributions de chaque unité, stationnement et/ou casier et les appliquera le premier jour du mois suivant.
Création d’un budget prévisionnel
Section titled “Création d’un budget prévisionnel”Contributions budgétaires
Section titled “Contributions budgétaires”Pour ajouter une nouvelle contribution, cliquez sur Ajouter une contribution.
Paramètres
Section titled “Paramètres”| Nom | Nom de la contribution |
| Montant | Montant annuel global de la contribution. |
| Compte | Compte dans lequel sera versée la contribution (par exemple : Fonds de prévoyance, Revenus de frais de condo). |
| Type de contribution |
|
| S'applique à |
|
Dépenses
Section titled “Dépenses”Vous pouvez spécifier le montant budgété catégorie par catégorie.
Pour ajouter une nouvelle catégorie, cliquez sur Nouveau compte.
Vous pouvez ajouter une note pour chaque dépense afin de préciser des détails ou justifications. Ces notes sont visibles lorsque vous consultez le budget.
Modification d’un budget prévisionnel
Section titled “Modification d’un budget prévisionnel”Afin de retravailler votre projet de budget, sélectionnez Projet de budget dans le menu déroulant Budget.
Une alerte vous confirmera que Le budget est prévisionnel et n’est pas encore appliqué.
Cliquez sur Modifier en haut de la page afin d’éditer votre budget prévisionnel.
La modification du budget obéit aux mêmes principes que sa création (cf. section précédente).
Une fois vos modifications complétées, cliquez sur Sauvegarder afin d’enregistrer votre projet de budget. Vous pourrez le retravailler jusqu’à ce qu’il soit appliqué.
Appliquer un projet de budget
Section titled “Appliquer un projet de budget”Pour appliquer un budget prévisionnel, cliquez sur Appliquer le budget.
Spécifiez la date d’application de ce budget
Cliquez à nouveau sur Appliquer le budget.
Une fois appliqué, le budget ne peut être modifié.
AppNFlat calculera les nouvelles contributions de chaque unité, stationnement et/ou casier selon a formule:
Part du contributeur = (Quote part du contributeur * contribution totale) / (somme de toutes les quote parts des contributeurs)
Le nouvelles contributions seront appliquées le premier jour du mois suivant.
Si votre budget a une composante rétroactive, AppNFlat calculera la part rétroactive de chacun des contributeurs et la facturera le premier jour du mois suivant.
Consulter les budgets antérieurs
Section titled “Consulter les budgets antérieurs”Afin de consulter un budget antérieur, sélectionnez le budget en question dans le menu déroulant Budget.
Une alerte vous confirmera que ce budget a été appliqué.
Vous ne pourrez pas le modifier.
Aperçu du budget
Section titled “Aperçu du budget”Comment accéder à l’aperçu :
Section titled “Comment accéder à l’aperçu :”- Pendant l’application : Lorsque vous cliquez sur Appliquer le budget, un aperçu s’affiche automatiquement au bas de la fenêtre avant de confirmer l’application.
- En consultation : Cliquez sur Aperçu du budget, sélectionnez la date d’application souhaitée, puis visualisez l’aperçu.
Informations affichées :
Section titled “Informations affichées :”L’aperçu détaille, pour chaque unité :
- Les nouveaux frais mensuels : Ventilés par mois pour les 12 mois d’application du budget, incluant :
- Les frais de l’unité
- Les frais de stationnement (le cas échéant)
- Les frais de casier (le cas échéant)
- Les anciens frais mensuels : Montant facturé selon le budget précédent
- L’ajustement budgétaire : Si le budget est appliqué rétroactivement, un ajustement sera calculé :
- Un crédit sera appliqué si les nouveaux frais sont inférieurs aux anciens frais
- Une facture sera émise si les nouveaux frais sont supérieurs aux anciens frais
Cet aperçu vous permet de vérifier les montants avant de finaliser l’application du budget.
Envoyer un courriel aux copropriétaires
Section titled “Envoyer un courriel aux copropriétaires”Vous pouvez informer les copropriétaires des nouveaux frais mensuels découlant du budget.
Envoi depuis l’aperçu :
Section titled “Envoi depuis l’aperçu :”- Cliquez sur Aperçu du budget
- Sélectionnez la date d’application
- Cliquez sur Envoyer un courriel aux copropriétaires
- Un courriel sera envoyé à tous les propriétaires
Envoi lors de l’application :
Section titled “Envoi lors de l’application :”Lorsque vous appliquez le budget, cochez l’option Envoyer une notification par courriel à tous les copropriétaires.
Les copropriétaires recevront automatiquement un courriel après l’application du budget
Contenu du courriel :
Section titled “Contenu du courriel :”Chaque copropriétaire recevra un courriel personnalisé contenant :
- Un tableau détaillant leurs nouveaux frais mensuels pour les 12 mois d’application du budget
- Le montant de l’ajustement budgétaire (crédit ou facture) si le budget est appliqué rétroactivement
- La date d’application du budget
Les copropriétaires recevront le courriel dans la langue qu’ils ont choisie dans leur compte.
Vous pouvez personnaliser l’e-mail envoyé aux copropriétaires dans la section Communication / E-mails automatiques / Notification de budget.
Annuler l’application d’un budget
Section titled “Annuler l’application d’un budget”Si vous avez appliqué un budget par erreur ou souhaitez le modifier, vous pouvez annuler son application.
Comment annuler :
Section titled “Comment annuler :”- Sélectionnez le budget appliqué dans le menu déroulant Budget
- Cliquez sur le bouton rouge Annuler l’application du budget en haut de la page
- Confirmez votre action dans la fenêtre de confirmation
Conséquences de l’annulation :
Section titled “Conséquences de l’annulation :”Les transactions correctives créées lors de l’application du budget seront supprimées
Les frais mensuels des unités seront recalculés selon le budget précédent
Le budget redeviendra un projet de budget que vous pourrez modifier
Un nouvel enregistrement sera ajouté dans le journal des opérations de l’immeuble